《卷宗》2022年13期

新时期发展下，国家高度重视档案智能发展情况，注重档案数 字化信息管理建设 ，为保证人事档案数字化信息系统建设的可行 性，需要优化系统设计，积极助推人事档案管理与信息化技术融合。 基于此，本文就人事档案数字化管理现状展开分析，具体探究人事 档案数字化信息系统的设计与实现。

1 分析档案数字化管理现状

1.1 人事档案归档不及时

就人事档案管理现状看，存在档案数字化信息管理系统更新不 及时问题，尤其未能及时更新调整人员调动及薪资变动情况，相关 档案管理工作者，忽视了档案管理工作的重要性。人事档案可为人 事选拔、职称评定、人事调动等方面，提供科学指导依据，强化对 人事档案数字化信息系统的管理，可保证档案及时归档存储，便于 后期查阅；因此，档案不能及时更新，将影响档案数字化信息系统 创新发展。

1.2 档案管理模式陈旧，管理理念落后

人事档案管理过程中，存在管理理念落后，管理模式陈旧等问

题，相关档案管理工作者重视程度不够，甚至部分单位未设立专门 的人事档案部门，档案管理人员存在身兼数职的现象，制约了档案 管理工作创新和进步；部分单位仍沿用传统的人工手段整理档案、 存储档案，降低了人事档案管理效率；并且相关的办公设备较为落 后，传统的档案存储方式，容易造成丢失、损毁等情况，影响方案 管理工作成效。加之，部分单位在人才培养过程中，忽视了对档案 管理人员的专业化培养，导致档案管理人员自身的专业素质参差不 齐，综合能力欠缺，在管理人事档案过程中，往往凭借主观经验， 管理理念与数字化信息管理理念出现脱节现象，无法保证人事档案 管理工作效率和质量[1]。

2 探究人事档案数字化信息系统设计与实现的重要性 2.1 档案数字化信息系统的重要性

档案数字化信息系统建设，与社会发展趋势相适应，人事档案 作为人事管理部门工作中的重中之重，能够准确反映职工的工作业 绩、个人背景、专业技能等相关内容，就人事档案特征看，具有动 态性、真实性特点，是相关单位了解职工及强化人力资源管理的有 效手段，能够为人事调整提供科学依据；在管理工作中不可或缺的 部分。基于新时代进步和发展下，人事档案管理工作面临着机遇和 挑战并存的局面，档案信息化管理方式对传统档案管理方式，产生 了一定的冲击和影响 ，难以适应数字化档案信息管理系统建设需 求，无法满足智能档案管理需要。传统的档案管理方式，需要投入 大量的人力、物力资源，耗时耗力，降低工作效率，在长期存储保 存过程中，容易造成档案文件丢失和损坏现象，基于此，实现纸质 化档案向电子化档案转变目标，显得尤为重要。基于此，相关单位 逐渐提升对信息化档案管理、数字化档案管理的重要性认识，积极 与时俱进，紧跟数字化信息档案管理理念发展步伐。通过引入数字 化信息系统，大大提高了人事档案管理工作效率，为档案整理、录 入、查阅和归档等，提供了便利条件，解放了档案管理人员双手， 提高了档案管理工作效率[2]。

2.2 系统设计与实现

创新建设人事档案数字化信息系统，满足人事档案信息化管理

需要，适应智能档案发展趋势，更好适应相关单位发展需求。数字 化信息系统建设需求，以满足个人档案查询、提供修改和添加功能 为主，在系统管理上，完善了系统登录权限，增设了档案信息内容 删除和添加等功能，提供系统自身数据还原功能；在人事档案管理 模块，支持快速增添新员工信息、修改人事调动信息等档案内容， 方便员工职务、职称变更。同时，创新升级后的人事档案数字化信 息系统，方便浏览和查询，并在存储人事档案信息过程中，进行分 门别类，支持对所有员工个人信息的查询，满足查询需要[3] 。另外， 系统增设了导入导出管理功能，并为保证系统使用的安全性和可靠 性，打造一个安全的网络环境，在内外网边界处建设防火墙，避免 系统遭受非法分子和病毒的入侵，防止人事档案信息被篡改和损毁。

3 人事档案数字化信息系统设计有实现

3.1 总体结构设计

人事档案数字化信息系统，由信息使用者、信息源及信息管理 者等结构层组成。信息源结构层，是档案信息数据的源头，用户可 通过输入源，输出相关的信息数据，进而达到档案信息存储的目的。 信息处理器结构层，由数据存储、数据采集、数据传输装置等部分 组成，满足用户读取信息需要；在人事档案数字化信息系统中设置 信息处理器，提高了信息传输时效，传输速度快，并在互联网技术 支持下，实现信息共享。

3.2 数据库设计

数据库是人事档案数字化信息系统设计与实现的重要组成部

分，因此，在数据库设计过程中，系统设计人员给予多角度对数据 库设计的适用性进行考量，重点考虑系统的速度、数据存储量等因 素，确保提高人事档案数字化信息系统运行的稳定性。为此，设计 人员基于数据库概念结构设计基础上，进行数据库逻辑结构设计， 进而实现了属性与实体关系的转化目标。根据相关单位人事档案管 理工作需要，在系统完善过程中，安装了大容量的存储系统，进一 步完善了人事档案信息管理系统的应用情况，实现对档案资源开发 和利用，实现对档案资料数据的挖掘，为人力资源管理部门，提供 了全新的管理思路。

4 结束语

综上所述，人事档案数字化、信息化建设，是社会发展的必然 趋势，通过创新人事档案管理方式，可提高档案管理工作效率和质 量，为此，创新设计人事档案数字化信息系统，能够进一步优化人 事档案储存方式，弥补传统档案管理缺陷，提高档案管理质量，为 相关单位各项工作高效开展夯实基础。

参考文献

[1]徐世荣. 高校人事档案管理信息系统的设计与实现研究[J]. 兰 台内外,2021(07):4-6.

[2]吴敬榆.试析医院人事档案管理信息系统创新[J]. 办公室业 务,2019(20):96.

[3]张彪. 档案信息管理系统的设计与实现[D]. 河北工业大学, 2017.

备注：(朱利李延兴同为第一作者，张锐为第二作者)

基金项目:2022  年度承德市社会科学发展研究课题 ，课题编 号:20223335。