《卷宗》2022年13期
吴军
山东省煤田地质局第二勘探队
摘要:基层事业单位建立档案工作管理体系非常重要,管理体系的建立就是立足现有资源,对各项业务工作档案建立目标及要求进行 设计,制定措施确保体系实施的过程。
关键词:管理体系;必要性;思路;建立;实施
在全面依法治国建设法治化国家的大背景下,档案工作日显重
要,对档案工作也提出了更高的要求。基层地勘事业单位要适应新 形势的要求,建立档案工作管理体系,保证档案工作质量,以促进 单位的健康发展。
1 建立档案工作管理体系的必要性
管理体系是指在管理范围内或同类事物,按照一定的秩序和内 部联系组合而成的系统,建立同类事物的管理体系能保证事物的有 效运行,对于提高事物的管理水平是非常必要的。
1.1 建立档案工作管理体系是适应时代发展的需要
笔者在《对基层地勘事业单位文书与档案工作的认识》一文中 曾提出,随着全面依法治国方略的实施,巡视 (巡察)、 审计是事 业单位运行中必须要接受的具有一定周期性的监督,有关文件、档 案、会议记录是巡视 (巡察) 的主要依据之一,会计凭证、会计账 簿、财务会计报告和运用电子计算机管理的财政收支、财务收支电 子数据系统,以及其他与财政收支、财务收支有关的资料和资产, 是审计的主要依据。这些资料来源于档案工作,档案工作质量的高 低直接影响巡视 (巡察)、 审计部门做出的监督结果。建立档案工 作管理体系可以从制度上保证档案的完备性与规范性,配合好巡视 (巡察)、 审计活动的开展,所以建立档案工作管理体系是事业单 位适应时代发展的需要。
1.2 建立档案工作管理体系可全面提高档案工作质量
建立档案工作管理体系,能从组织结构上保障档案工作的顺利 开展,并能够将部门人员纳入档案工作体系中,建立起档案工作队 伍。建立档案工作管理体系,明确各部门的档案工作目标任务与要 求,以体系设定的档案目录及标准进行档案建立,能够全面提高档 案工作质量。
2 档案工作管理体系建立框架思路
虽然不同地勘单位其机构设置有所差别,但就基层地勘事业单 位来讲,一般都设置办公室、党群、安全生产、资产管理、经营管 理、财务管理,总工办、审计、纪委、工会、团委等部门,以及生 产性实体,各部门承担各自业务领域职能,并负责建立相应的档案。 除部门、实体外,都建立多个党支部,负责本支部的建设工作,建 立党务工作档案。
档案工作涵盖多个环节,如文书工作、档案基础资料收集保存、 档案的整理归档保存等,涉及所有部门、实体、党支部,档案种类 多样。为建立适应现实的档案工作管理体系,宜按照以下框架思路 开展:以机构设置为基础,以部门职能为依据,以部门工作流程 (环 节) 为主线,设定部门在档案工作中的目标任务与要求,建立档案 基础资料。在建立档案基础资料的基础上,由专业档案主管人员按 照档案管理标准、规则,对档案基础资料进行分类,提出整理、归 档要求,由部门整理报送至档案室进行保存。
3 档案工作管理体系建立
3.1 机构设置与职责界定
基层地勘事业单位业务领域多,档案工作复杂,应明确一名单 位领导分管档案工作,同时建立档案工作专门部门,负责从档案基 础资料的建立到档案分类、整理、归档、保管等全面工作,将单位 所有部门、实体、党支部设为档案基础资料建立责任部门,建立起 上下联动的工作机制。
3.2 档案建立目标任务与要求
3.2.1 部门的目标任务与要求
各部门承担本部门档案基础资料的建立任务,资料要齐全,能 够完全反映本部门各工作环节,具体按以下目录建立:
第一类:本部门工作依据档案,包括政府主管部门颁布的法律
法规、标准、规范,本单位的主管单位颁发的制度,本单位制定的 规章相关规章制度,职工代表大会工作报告,质量或质量、环境、 职业健康与安全管理手册等,其中法律法规、规章制度等要建立台 账并及时进行修改补充;
第二类:履职记录性档案资料,包括重要工作请示、会议研究 及处理结果资料,专项工作处理方法、处理结果资料,上级各级领 导机构、本单位组织的重大活动的组织及总结资料,主管单位开展 的阶段性或年度检查、评比资料,本部门组织的专业性检查记录, 年度工作总结,本职业务会议报告或记录,上级各级领导机构、主 管单位下发的通知及转发通知或实施方案 ,本部门专业性科研报 告,涉及各种票据的部门还应按照有关规定建立单独的票据档案及 账目档案等。
3.2.2 生产性实体的目标任务与要求
各实体承担本实体档案基础资料的建立任务,资料要齐全,能 够完全反映本实体各工作环节,并要符合专业技术工作档案要求, 具体按以下目录建立:
第一类:本实体工作依据档案,包括国家主管部门颁布的各专 业技术标准、规范、规程、细则 ,主管单位颁发的工程、资料验收 标准等,要建立相应的台账并及时进行更新补充,从事涉密工作的 要建立涉密类档案;
第二类:技术档案,包括设计文字与图纸,施工原始资料及其 检查记录,单项工程的验收单,项目中期检查验收资料,成果报告 文字、图纸、附表、附件、验收 (评审) 意见,技术资料交接记录, 需要汇交的成果资料的汇交证明;
第三类:经营类档案资料 ,包括工程 (项目) 招标文件、投标 文件、中标通知书,合同、结算报告,债权债务法律纠纷处理档案, 工程外包协议及结算单,应收、应付账款台账等;
第四类:管理类档案,包括本实体职工花名册,设备资产台账, 按照单位或其部门安排的安全、质量等工作的开展记录,合格供方 资料,工程外包会议研究记录资料等。
3.2.3 党支部的目标任务与要求
各党支部负责按照支部标准化建设要求建立党建工作档案,包 括党章、党务法规条例,党的全国代表大会报告及历次全会公报, 习近平总书记重要讲话及汇编,党支部选举资料,党费收缴资料, 党员学习记录、党员思想汇报、民主评议党员资料,“三会一课” 资料等。
3.3 档案工作中的部门协作
实体的设备资产台账要与资产管理部门台账相对应,应收、应 付账款台账要与经营管理部门的台账相对应,合格供方目录要与经 营管理部门的目录相对应,同时报送(或者通过网络办公系统传送) 到安全管理部门,人力资源部门建立的特殊工种人员花名册及其证 书报送至实体。
3.4 档案安全保密管理
档案安全、保密工作是档案工作的一部分,要建立符合有关规 定的保密场所,做好门窗的加固,配备必要的监控设备并确保其正 常运转。涉密人员要签订保密承诺书,涉及国家秘密的档案要用专 门的载体传送、存档。
4 档案工作管理体系运行保证
建立正式的档案工作管理体系文件,加大宣贯力度,提高档案 工作人员落实体系要求的自觉性及能力。按照体系文件配备足够的 人员,由熟悉单位各项业务工作特点的人员担任档案工作专门部门 的负责人,从源头上保证档案建立工作的开展,配备熟悉档案管理 业务的专业人员负责档案管理工作,确保档案管理合法、合规。